Kluczowe informacje o wdrożeniu
- Klient: sieć sklepów z alkoholami — zamówienia hurtowe składane przez sklepy z dwóch regionów kraju
- Problem: zamówienie hurtowe to kilkaset pozycji powtarzanych co tydzień — klikanie ich po jednej w koszyku nie jest sprzedażą, tylko karą
- Rozwiązanie: trzy drogi do koszyka — import pliku z kodami, powtórzenie dawnego zamówienia, deklaracja w zamówieniu zbiorczym — każda kontrolowana wobec stanu magazynu właściwego dla klienta
- Skala: autorska platforma, dwa magazyny obsługiwane przez dwie osobne instancje systemu magazynowego
- Rola: Jan Schenk kierował projektem; wykonanie po stronie podwykonawcy
Wyzwanie: hurt nie kupuje tak jak detal
Sklep detaliczny obsługuje klienta, który raz na jakiś czas wkłada do koszyka kilka rzeczy. Hurt obsługuje kogoś, kto co tydzień zamawia kilkaset pozycji — w dużej części te same, co poprzednio, w ilościach wynikających z tego, co mu zeszło. Przełożenie detalicznego koszyka na taki scenariusz oznacza kilkaset kliknięć tygodniowo i gwarantowany powrót do zamawiania mailem.
Do tego dochodzą trzy komplikacje, których w detalu nie ma. Ten sam produkt bywa dostępny w jednym magazynie, a w drugim nie — a klient jest przypisany do konkretnego. Towar sprzedaje się w opakowaniach zbiorczych, więc zamówienie na siedem sztuk przy pakowaniu po dwanaście jest zamówieniem niewykonalnym. I wreszcie: część asortymentu wymaga uprawnień, których sprzedawca musi pilnować przy każdym zamówieniu.
Rozwiązanie: trzy drogi do koszyka
1. Import koszyka z pliku
Klient wgrywa plik z kodami produktów i ilościami — zwykle wyeksportowany ze swojego systemu sprzedaży. Platforma dopasowuje pozycje do asortymentu dostępnego w jego magazynie, wkłada je do koszyka i zwraca raport: co weszło, czego nie znalazła, czego jest za mało. Zamówienie, które zajmowało godzinę, zajmuje minutę, a lista braków jest od razu gotowa do dogrania.
2. Powtórzenie dawnego zamówienia
Najczęstsze zamówienie hurtowe to poprzednie zamówienie z drobnymi zmianami. Platforma odtwarza koszyk z wybranego zamówienia historycznego, ale nie kopiuje go bezmyślnie: sprawdza bieżącą dostępność, zaokrągla ilości do wielokrotności opakowania zbiorczego i pokazuje raport różnic — czego zabrakło, czego jest mniej, co zostało dopełnione do pełnego opakowania.
To zaokrąglenie jest ważniejsze, niż wygląda. Bez niego magazyn dostaje zamówienia, których nie da się wydać, a korekta odbywa się telefonicznie — czyli dokładnie tam, skąd chcieliśmy zamawianie wyprowadzić.
3. Zamówienia zbiorcze z deklaracjami
Przy akcjach promocyjnych i towarze sprowadzanym pod zamówienie sprzedawca ogłasza grupę ofert z terminem, a sklepy deklarują ilości. Administrator prowadzi taką akcję przez statusy, aż do zamknięcia i przekształcenia deklaracji w zamówienia. To jest sprzedaż, której zwykły sklep internetowy w ogóle nie obsługuje — a w hurcie potrafi odpowiadać za znaczną część obrotu.
Czego nie widać, a bez czego to nie działa
Magazyn przypisany do klienta. Każdy odbiorca ma przypisany magazyn i to on decyduje, co ten odbiorca w ogóle widzi jako dostępne. Koszyk sprawdza stan w jego magazynie, nie w sumie wszystkich. Inaczej klient zamawia towar, który fizycznie leży czterysta kilometrów dalej.
Opakowania zwrotne. W tej branży część opakowań wraca. Klient deklaruje zwrot, a system pilnuje limitów wyliczanych z jego wcześniejszych zamówień — nie można oddać więcej, niż się wzięło. Zwrot dostaje numer i trafia do obsługi logistycznej razem z resztą dokumentów.
Uprawnienia do sprzedaży. Dokument uprawniający do handlu danym asortymentem klient wgrywa w swoim panelu, a sprzedawca ma go pod ręką przy weryfikacji. To wymóg formalny, który w papierowym obiegu gubi się najczęściej ze wszystkiego.
Czego się z tego nauczyliśmy
W hurcie liczy się droga wejścia, nie wygląd katalogu. Kupujący hurtowo nie przegląda oferty — on ma listę i chce ją złożyć. Platforma B2B, która skupia się na filtrach i zdjęciach, a nie daje importu i powtórzenia zamówienia, przegrywa z mailem do handlowca.
Raport z niepowodzeń jest funkcją, nie komunikatem błędu. Przy zamówieniu na kilkaset pozycji zawsze część czegoś nie dostanie. Wartość jest w tym, żeby klient natychmiast wiedział czego, ile i dlaczego — a nie żeby import po cichu pominął dziesięć pozycji.
Reguły opakowań i limitów należą do systemu, nie do ludzi. Każda reguła, która zostaje w głowie handlowca, jest regułą, która przestanie obowiązywać przy jego urlopie.
Dla kogo jest ten wzorzec
Dla hurtowni i producentów sprzedających do stałych odbiorców, którzy zamawiają cyklicznie: spożywka, materiały budowlane, części, chemia, opakowania. Jeżeli Twoi klienci zamawiają mailem albo telefonicznie mimo tego, że masz sklep — prawie na pewno nie chodzi o cenę ani o wygląd, tylko o to, że sklep nie zna ich sposobu zamawiania.
Najczęstsze pytania
Czy import koszyka wymaga od klienta specjalnego formatu pliku?
Nie powinien. Punktem wyjścia jest to, co klient potrafi wyeksportować ze swojego systemu — zwykle kod produktu i ilość. Dopasowanie po kodzie handlowym jest po stronie platformy, bo to ona zna swój asortyment.
Co, jeśli klient zamówi ilość niezgodną z opakowaniem zbiorczym?
System zaokrągla w górę do pełnego opakowania i mówi o tym wprost w raporcie. Alternatywa — przyjęcie zamówienia niewykonalnego i telefoniczna korekta — kosztuje więcej i po stronie magazynu, i po stronie relacji z klientem.
Czy da się obsłużyć kilka magazynów w jednym sklepie?
Tak, pod warunkiem że każdy odbiorca jest przypisany do konkretnego magazynu, a dostępność liczy się wobec niego, nie wobec sumy stanów. To rozstrzygnięcie trzeba podjąć na początku, bo przenika całą platformę — od katalogu po dokumenty wydania.
Czy taka platforma zastępuje handlowca?
Nie — zdejmuje z niego przepisywanie zamówień. Handlowiec zostaje przy tym, czego system nie zrobi: przy akcjach, negocjacjach i kliencie, który ma problem. Zamówienie rutynowe składa się samo.
Następny krok
Twoi odbiorcy zamawiają mailem, mimo że masz sklep? Napisz, ile pozycji ma typowe zamówienie i skąd klient bierze listę — odpowiemy, którą z trzech dróg wejścia warto u Ciebie zrobić najpierw. Zapytaj o wycenę albo napisz na office@auranet.com.pl. Odpowiadamy w 24 godziny.
