Automatyzujemy procesy, które w firmie handlowej i produkcyjnej zjadają godziny: wystawianie i wysyłkę dokumentów, stany magazynowe, ogłoszenia na marketplace’ach, opisy produktów, raporty. Łączymy systemy, które już masz — ERP, sklep, CRM, arkusze — zamiast kazać Ci wymieniać je na nowe.
Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych
Proces biznesowy to powtarzalna sekwencja kroków: zamówienie przychodzi, trzeba sprawdzić stan, wystawić dokument, wysłać go i zaktualizować sklep. Automatyzacja przejmuje te kroki, w których człowiek przepisuje dane z jednego miejsca do drugiego. Decyzje zostają przy ludziach, przepisywanie przejmuje system — i robi to bez literówek, także w nocy i w sezonie.
Zaczynamy zawsze od pytania, ile czasu i błędów kosztuje dziś proces. Jeśli ręczna praca to kwadrans w tygodniu, automatyzacja się nie zwróci i powiemy to wprost.
Jakie procesy automatyzujemy — z przykładami wdrożeń
| Proces | Branża | Co działa automatycznie |
|---|---|---|
| Wysyłka faktur | producent obrazów, sprzedaż w sklepach, na Allegro i w Groupon | faktury z Comarch ERP Optima trafiają na właściwe adresy klientów; 500–2 000 faktur miesięcznie, obsługa skrócona z 2–3 godzin dziennie do najwyżej 10 minut |
| Stany i ceny w sklepie | hurtownia wyrobów hutniczych | stany i ceny 2 199 produktów w 39 kategoriach synchronizowane z Comarch Optima do WooCommerce, cyklicznie |
| Stany magazynowe i sprzedaż wielokanałowa | hurtownia części ogrodowych | synchronizacja Optima → WooCommerce i zamówienia z Allegro, bez sprzedawania towaru, którego nie ma |
| Ogłoszenia motoryzacyjne | autorecykling | integracja z Otomoto, która wystawiła ponad 13 000 ogłoszeń, nagle przestała działać; przywrócona, 238 zaległych pozycji odblokowanych, połączenie z Allegro zdiagnozowane |
| Ogłoszenia z generatorem treści | producent surowców dla rolnictwa | ogłoszenia OLX przez API z treścią dopasowaną do miast; 200 aktywnych ogłoszeń |
| Import ofert z zagranicy | import samochodów | oferty z dwóch serwisów chińskich pobierane cyklicznie, tłumaczone na polski, z mapowaniem marek; synchronizacja co 15 minut, rotacja sprzedanych |
| Zlecenia do podwykonawcy | sklep z plakatami | zamówienia przekazywane do drukarni automatycznie cztery razy na dobę |
| Opisy i tłumaczenia produktów | sklep z produktami na wymiar, producent B2B | opisy generowane w n8n z bazy wiedzy technicznej — ponad 800 opisów w jednym sklepie; w drugim 292 produkty z tłumaczeniami na dziesięć języków |
| Rejestracja klientów B2B | hurtownie i producenci | dane firmy pobierane z GUS po numerze NIP przy zakładaniu konta |
| Sprzedaż do systemów reklamowych | sklep z produktami na wymiar | zamówienia przesyłane codziennie do Google Ads razem ze śladem kliknięcia, z alarmem awarii |
Część wdrożeń opisaliśmy krok po kroku: masowa wysyłka faktur z Comarch Optima, stany magazynowe WooCommerce z Optimy, integracja z Otomoto i Allegro, 800 opisów produktów w n8n, wizualizacje produktów z AI.
Automatyzacja w n8n
Do procesów, które łączą kilka usług chmurowych — sklep, arkusz, pocztę, CRM, model językowy — używamy n8n. To narzędzie do budowania przepływów, które można uruchomić na własnym serwerze, więc dane klientów nie muszą przechodzić przez cudzą platformę, a koszt nie rośnie z liczbą wykonań.
Tam, gdzie liczy się bezpośredni dostęp do bazy ERP albo praca na tysiącach rekordów, piszemy dedykowany skrypt zamiast przepływu. Wybór narzędzia wynika z procesu, nie odwrotnie.
AI w automatyzacji — z kontrolą faktów
Modele językowe dobrze piszą, ale zmyślają parametry. Przy opisach produktów technicznych błąd w specyfikacji oznacza reklamację. Dlatego AI pracuje u nas na bazie wiedzy klienta — kartach technicznych, cennikach, danych z ERP — a wynik przechodzi przez kontrolę, zanim trafi do sklepu. Tak powstają opisy, tłumaczenia, wizualizacje produktów i klasyfikacja zapytań.
Monitoring i alerty — automatyzacja, która nie psuje się po cichu
Najdroższa awaria automatyzacji to taka, o której nikt nie wie. Integracja z marketplace’em potrafi przestać wystawiać ogłoszenia bez żadnego komunikatu — widzieliśmy to u klienta, u którego sprzedaż online stanęła razem z nią. Dlatego przy wdrożeniu ustalamy:
- log wykonań z liczbą przetworzonych rekordów,
- alert mailowy, gdy proces się nie wykona albo przetworzy podejrzanie mało danych,
- możliwość ponownego uruchomienia dla zaległych rekordów, bez dublowania tych już przetworzonych.
Jak wdrażamy
- Mapa procesu — kto, co, w jakim systemie i ile to trwa. Liczymy godziny i błędy, zanim zaproponujemy rozwiązanie.
- Dostęp do systemów — sprawdzamy, jak systemy wymieniają dane: API, baza, pliki XML lub CSV. To rozstrzyga o koszcie.
- Wdrożenie na kopii — testy na danych testowych albo w trybie podglądu, bez ryzyka dla produkcji.
- Uruchomienie z nadzorem — pierwsze dni porównujemy wynik automatu z pracą ręczną.
- Opieka — aktualizacje, zmiany API dostawców, rozbudowa o kolejne kroki.
Pytania, które dostajemy najczęściej
Ile kosztuje automatyzacja procesów
Koszt zależy głównie od tego, jak systemy wymieniają dane. Dwa systemy z dobrym API to inna praca niż ERP bez API, gdzie trzeba czytać bazę danych albo pliki eksportu. Wycenę podajemy po mapie procesu — razem z tym, ile godzin miesięcznie automatyzacja oszczędzi, żeby było widać, kiedy się zwróci.
Czy musimy wymieniać systemy
Nie. Zdecydowana większość naszych wdrożeń łączy systemy, które klient już ma — Comarch Optima, Subiekt, WooCommerce, własne systemy na CodeIgniterze, Allegro, Otomoto, OLX.
Czy do automatyzacji potrzebny jest model procesów w BPMN
Przy procesach w małej i średniej firmie zwykle nie. Wystarczy prosty opis kroków i danych. Notacja BPMN ma sens, gdy proces przechodzi przez kilka działów i trzeba go uzgodnić z wieloma osobami.
Co się dzieje, gdy dostawca zmieni API
Alert zgłasza błąd, zanim zauważą go klienci. W ramach opieki dostosowujemy integrację. Bez opieki — dostajesz informację, co się zmieniło i ile zajmie poprawka.
Czy automatyzacja z AI jest bezpieczna dla danych
Dane przetwarzane przez model językowy wybieramy świadomie: do generowania opisu produktu nie potrzeba danych osobowych klientów. Przepływy n8n mogą działać na serwerze, nad którym masz kontrolę.
Bezpłatna wycena
Opisz w kilku zdaniach, co dziś robicie ręcznie, w jakich systemach i jak często. Odpowiemy, czy da się to zautomatyzować i od czego zacząć. Zapytaj o wycenę albo napisz na office@auranet.com.pl.