Masowa wysyłka faktur z Comarch Optima — z 3 godzin do 10 minut

Kluczowe informacje o wdrożeniu

• Klient: producent obrazów dekoracyjnych, sprzedaż wielokanałowa (sklepy internetowe, Allegro, Groupon)
• Problem: ręczna wysyłka 500–2000 faktur miesięcznie zajmowała 2–3 godziny dziennie i generowała błędy
• Rozwiązanie: dedykowany skrypt PHP integrujący Comarch ERP Optima z zewnętrznym systemem zamówień przez MySQL
• Efekt: czas obsługi faktur skrócony do maksymalnie 10 minut, eliminacja pomyłek w adresowaniu
• Realizacja: Auranet — integracje systemowe i automatyzacja procesów B2B

Wyzwanie: faktury z wielu kanałów, jeden chaos

Klient prowadzi sprzedaż obrazów dekoracyjnych jednocześnie w kilku własnych sklepach internetowych, na Allegro i przez Groupon. Każdy kanał generuje zamówienia w innym formacie, z innymi danymi kontrahentów i innymi numerami referencyjnymi.

Faktury wystawiane były w Comarch ERP Optima — to standard. Problem zaczynał się w momencie ich wysyłki. Pracownik musiał ręcznie:

• wyeksportować faktury do PDF,
• sprawdzić, do którego zamówienia należy każda faktura,
• odszukać adres e-mail kontrahenta w systemie zamówień,
• wysłać fakturę na właściwy adres.

Przy 500–2000 fakturach miesięcznie (w zależności od sezonu) ten proces pochłaniał 2–3 godziny dziennie. Błędy w adresowaniu zdarzały się regularnie — szczególnie przy zamówieniach z Groupon, gdzie dane kontrahenta często różniły się od danych w Optimie.

Wbudowany automat wysyłki faktur w Comarch Optima nie rozwiązywał problemu. Pobiera on adresy e-mail wyłącznie z kart kontrahentów w programie, nie uwzględnia wielokanałowości i nie mapuje faktur po numerach zamówień z zewnętrznych platform.

Rozwiązanie: dedykowany skrypt PHP z integracją MySQL

Auranet zaprojektował i wdrożył narzędzie, które automatyzuje cały proces wysyłki faktur — od identyfikacji dokumentu po dostarczenie go na skrzynkę e-mail kontrahenta. Koncepcję integracji opracował Jan Schenk, opierając się na analizie rzeczywistego obiegu dokumentów u klienta i ograniczeń natywnego automatu Comarch Optima.

Jak działa system krok po kroku

1. Generowanie PDF z Comarch Optima

System pobiera wyeksportowane faktury w formacie PDF. Nazwy plików zawierają numer zamówienia z Optimy, co umożliwia automatyczne dopasowanie dokumentu do transakcji.

2. Weryfikacja i mapowanie danych

Skrypt PHP łączy się z bazą MySQL zewnętrznego systemu zamówień klienta. Na podstawie numeru zamówienia z nazwy pliku PDF automatycznie identyfikuje kontrahenta, pobiera aktualny adres e-mail przypisany do zamówienia i weryfikuje liczbę oraz nazwy dokumentów.

3. Masowa wysyłka przez SMTP

Po weryfikacji operator uruchamia wysyłkę jednym kliknięciem. Faktury trafiają na skrzynki e-mail kontrahentów przez serwer SMTP zsynchronizowany z bazą danych systemu sprzedaży.

Architektura integracji

• Comarch ERP Optima — źródło faktur (eksport PDF z numerami zamówień)
• Zewnętrzny system zamówień klienta — baza MySQL z aktualnymi danymi kontrahentów i adresami e-mail
• Serwer SMTP — realizacja wysyłki z logowaniem statusu dostarczenia

Synchronizacja po MySQL eliminuje potrzebę ręcznego uzupełniania danych kontrahentów w Optimie i zapewnia, że adres e-mail zawsze odpowiada kanałowi, z którego pochodzi zamówienie.

Wyniki wdrożenia

Redukcja czasu obsługi o ponad 90% to nie jedyny efekt. Klient zyskał pewność, że każda faktura trafia do właściwego odbiorcy — niezależnie od tego, czy zamówienie pochodzi z własnego sklepu, Allegro czy Groupon.

Dlaczego wbudowany automat Comarch Optima nie wystarczył

Comarch ERP Optima posiada moduł automatycznej wysyłki faktur e-mailem. Jednak w przypadku sprzedaży wielokanałowej ma istotne ograniczenia:

• Adresy e-mail pobierane wyłącznie z kart kontrahentów — nie z systemów zamówień, gdzie faktycznie składane są zamówienia.
• Brak mapowania po numerach zamówień z platform — system nie rozróżnia kanału transakcji.
• Ograniczone typy dokumentów — automat pomija faktury zaliczkowe, korekty i dokumenty VAT marża.
• Brak weryfikacji krzyżowej — system nie sprawdza spójności danych między Optimą a platformami.

Kontekst: KSeF i przyszłość wysyłki faktur

Od 2026 roku w Polsce obowiązkowy staje się Krajowy System e-Faktur (KSeF). Firmy, które już teraz uporządkowały obieg dokumentów i zautomatyzowały procesy fakturowania, będą miały znacznie łatwiejsze przejście na nowy system.

Wdrożona integracja przygotowuje infrastrukturę pod KSeF — dane kontrahentów są zsynchronizowane, numery zamówień zmapowane, a cały obieg udokumentowany. Adaptacja do nowych wymagań sprowadzi się do rozszerzenia istniejącego skryptu o wysyłkę do bramki KSeF.

Dla kogo jest to rozwiązanie

Automatyzacja masowej wysyłki faktur z Comarch Optima sprawdza się w firmach, które:

• prowadzą sprzedaż wielokanałową (własne sklepy + marketplace’y),
• wystawiają powyżej 200 faktur miesięcznie,
• korzystają z Comarch ERP Optima, ale potrzebują integracji z zewnętrznymi systemami zamówień,
• chcą wyeliminować ręczne procesy i ryzyko błędów w adresowaniu.

Następny krok

Napisz do nas — przygotujemy bezpłatną wycenę. Przeanalizujemy Twój obieg faktur i zaproponujemy rozwiązanie dopasowane do Twojej infrastruktury — niezależnie od tego, czy korzystasz z Comarch Optima, SubiektGT, czy innego systemu ERP.

Wypełnij formularz na stronie auranet.com.pl/kontakt lub napisz na office@auranet.com.pl — odezwiemy się w ciągu 24 godzin.

Auranet — integracje systemowe i automatyzacja procesów B2B