Łączymy Comarch ERP Optima ze sklepem internetowym, systemem zamówień i pocztą: stany i ceny trafiają do sklepu same, faktury wychodzą do klientów bez ręcznego wysyłania, a zamówienia ze sklepów wracają do Optimy jako dokumenty. Najstarsza z integracji, które utrzymujemy, działa nieprzerwanie od 2021 roku.
Co łączymy z Comarch Optima
| Kierunek | Co przepływa | Efekt |
|---|---|---|
| Optima → sklep WooCommerce | stany magazynowe z uwzględnieniem rezerwacji, ceny, kody i grupy towarów | sklep nie sprzedaje towaru, którego nie ma; cennik zmieniasz w jednym miejscu |
| Optima → klienci | faktury PDF dopasowane do zamówień i wysłane mailem | setki faktur w kilka minut zamiast godzin przy wysyłce |
| Sklepy i Allegro → Optima | zamówienia jako faktury w formacie importu Optimy, z formą płatności i pozycją przesyłki | dokumenty sprzedaży bez przepisywania zamówień |
| PayU → rozliczenia | zestawienia transakcji z prowizją przypisane do sklepów i numerów zamówień | wpłaty uzgodnione z zamówieniami bez arkusza |
Wdrożenia
Hurtownia wyrobów hutniczych — stany z Optimy do sklepu od 2021 roku
Na serwerze hurtowni co 30 minut, od poniedziałku do soboty, uruchamia się eksport z bazy Optimy: aktywne towary udostępnione w cenniku, z ilością dostępną po odjęciu rezerwacji. Plik trafia na serwer sklepu, który aktualizuje stany i ceny. Integracja działa od listopada 2021, przeszła zmianę hostingu i przebudowę sklepu na WooCommerce. Dziś obsługuje 2 199 produktów w 39 kategoriach.
Sprzedaż wielokanałowa — masowa wysyłka faktur
Producent obrazów sprzedający w kilku sklepach, na Allegro i w Groupon wystawiał w Optimie 500–2 000 faktur miesięcznie. Wysyłka zajmowała 2–3 godziny dziennie i generowała pomyłki w adresach. Narzędzie odczytuje z każdej faktury kwotę i nabywcę, porównuje je z zamówieniem, pokazuje zgodne i niezgodne pozycje do zatwierdzenia i wysyła każdą fakturę osobnym mailem. Obsługa trwa najwyżej 10 minut. Opis wdrożenia krok po kroku.
Te same sklepy — zamówienia z powrotem do Optimy
Panel zbiera zamówienia z kilku sklepów i kanałów, pozwala filtrować je po dacie, kanale, opłaceniu i wystawionym dokumencie, a zaznaczone zamienia na faktury w formacie importu Optimy. Produkty mapowane są na kody towarów, przesyłka wchodzi jako pozycja usługowa, forma płatności wynika z kanału, a data operacji z daty wpłaty. Osobny automat czyta ze skrzynki raporty transakcji PayU i przypisuje wpłaty do zamówień.
Hurtownia części ogrodowych — Optima, WooCommerce i Allegro
Ręczna aktualizacja stanów kończyła się sprzedażą towaru, którego nie było. Synchronizacja stanów z Optimy do sklepu i obsługa zamówień z Allegro zdjęły z zespołu podwójną pracę na dwóch platformach. Opis wdrożenia.
Integracja Optimy z WooCommerce
Najczęściej łączymy Optimę ze sklepem na WooCommerce, bo tu możemy dopasować zarówno eksport po stronie ERP, jak i import po stronie sklepu. W praktyce oznacza to:
- stany liczone tak, jak liczy je magazyn — z rezerwacjami, a nie z samym stanem,
- ceny i jednostki miary z Optimy, także dla towarów sprzedawanych na wymiar lub na wagę,
- kategorie sklepu zbudowane z grup towarowych,
- zamówienia wracające do Optimy jako dokumenty,
- dane firm zakładających konto hurtowe pobierane z GUS po numerze NIP.
Comarch Optima API — którą drogę wybrać
Optima nie ma jednej drogi wymiany danych. Dobieramy ją do instalacji klienta, bo od niej zależy koszt i niezawodność:
| Metoda | Kiedy ma sens | Uwagi |
|---|---|---|
| Eksport z bazy SQL do pliku | Optima stacjonarna, stany i ceny do sklepu | działa bez dodatkowych licencji; wymaga harmonogramu zadań na serwerze klienta |
| Import dokumentów w formacie XML | faktury i zamówienia z zewnętrznych systemów | standardowy mechanizm Optimy, pod kontrolą księgowości |
| Web API do Comarch ERP Optima | wymiana w czasie rzeczywistym, wiele systemów | dodatek licencjonowany osobno; wygodny, ale nie zawsze potrzebny |
| Gotowe konektory i integratory | standardowy sklep i standardowy proces | szybki start; kończą się tam, gdzie proces firmy odbiega od typowego |
Jak wdrażamy
- Przegląd instalacji — wersja Optimy, dostęp do bazy, licencje, systemy po drugiej stronie.
- Mapa danych — które pola, w którą stronę, jak często i kto ma ostatnie słowo przy konflikcie.
- Test na kopii — eksport i import na danych testowych, uzgodnienie wyników z księgowością.
- Uruchomienie z nadzorem — porównanie stanów i dokumentów z pracą ręczną w pierwszych dniach.
- Opieka — aktualizacje Optimy, zmiana hostingu, nowe kanały sprzedaży.
Pytania, które dostajemy najczęściej
Czy Comarch Optima ma API
Tak, jako licencjonowany dodatek Web API. Nie zawsze jest potrzebny — stany i ceny do sklepu można eksportować z bazy Optimy, a dokumenty przyjmować standardowym importem XML. Wybór zależy od tego, co i jak często ma się synchronizować.
Czy integracja zadziała z Optimą w chmurze
Zależy od wariantu. Przy wersji stacjonarnej mamy dostęp do bazy i harmonogramu zadań. Przy wersjach chmurowych droga prowadzi zwykle przez API albo import plików — ustalamy to na przeglądzie instalacji.
Co się dzieje, gdy serwer z Optimą jest wyłączony
Sklep zostaje na ostatnich przesłanych stanach. Po włączeniu serwera kolejny eksport nadrabia zmiany — dlatego przy wdrożeniu ustalamy, jak szybko ktoś ma się dowiedzieć o przerwie.
Czy łączycie Optimę z innymi sklepami niż WooCommerce
Tak, także z autorskimi systemami sprzedaży i z Allegro. WooCommerce jest najczęstszy, bo pozwala dopasować obie strony wymiany.
Bezpłatna wycena
Napisz, jaką masz wersję Optimy, z czym ma się łączyć i co dziś robicie ręcznie. Odpowiemy, którą drogą integracji pójść i ile to kosztuje. Zapytaj o wycenę albo napisz na office@auranet.com.pl.